Stappenplan niveau 3

Initiatieven van niveau 3 gaan altijd in overleg met de gemeente. Neem daarvoor contact op met Triage Leefomgeving. Triage Leefomgeving adviseert u onder meer over de te nemen stappen. Bijvoorbeeld om het verder te bespreken aan de omgevingstafel.

Ook hoort participatie bij dit niveau. Maak een plan op basis van onderstaande stappen.  Bij het aanvragen van de vergunning voegt u het stappenplan toe. Door alle stappen te doorlopen maakt u een passende aanpak voor het betrekken van de omgeving bij het initiatief.

Download het stappenplan, vul dit in en sla het op. Bij het aanvragen van de vergunning voegt u het stappenplan toe. Graag lichten we de verschillende begrippen uit de routes hieronder verder toe. Komt er niet helemaal uit? Neem hierover contact op met Triage Leefomgeving.

Stap 1

Omschrijf kort het initiatief
U hebt een initiatief dat iets verandert in de leefomgeving van anderen. Het is dan belangrijk dat je op een goede en tijdige manier de omgeving bij deze verandering betrekt. Beschrijf daarom goed wat er gaat veranderen in de omgeving en wat de directe omgeving ervan merkt.

Waarom ga je in gesprek met de omgeving?
Het is belangrijk dat u van tevoren goed nadenkt over waarom u de omgeving wil betrekken bij uw initiatief. Wat is uw participatiedoel?

Het gesprek aangaan met de belanghebbende bij een initiatief kan verschillende doelen hebben.
We kennen 5 doelen van participatie:

• Bewustwording bij omgeving; Belanghebbenden informeren over het initiatief. Hierbij beantwoordt u  ook vragen van de omgeving;
• Initiatief verbeteren; Door ideeën, zorgen, suggesties op te halen bij de omgeving. Vaak hebben directe omwonenden en andere belanghebbenden kennis van de omgeving of inzichten waar u zelf niet aan hebt gedacht. Door de omgeving mee te laten denken kunt u mogelijk uw initiatief verbeteren;
• Begrip creëren; Door mensen met verschillende perspectieven en belangen met elkaar in gesprek te laten gaan. Zo kan er begrip ontstaan voor andere meningen en ideeën;
• Mede-eigenaarschap creëren; Door als samenwerkingspartners met de omgeving te werken aan het initiatief. Zo komt u mogelijk tot oplossingen of nieuwe ideeën en ontstaat er mede-eigenaarschap;
• Laten stemmen over het initiatief; Door de omgeving te laten kiezen. Dit zorgt er mogelijk voor dat omgeving zich beter kan vinden in het initiatief.

Uit welke fasen bestaat het initiatief?
Een groot initiatief kan uit meerdere fasen bestaan. Het is belangrijk dat u van tevoren scherp hebt uit welke fasen uw initiatief bestaat. Zodat u en de omgeving weet wat er nog komen gaat en waar men zit in het proces. Vanuit de gemeente zien we graag dat u bij iedere fase op passende wijze de omgeving betrekt.

Stap 2

Wat wil je vragen en vertellen aan de omgeving?
Wanneer u in gesprek gaat over het initiatief is het belangrijk dat u nadenkt wat u wilt vertellen en vragen. Informeer de omgeving duidelijk en tijdig over wat het initiatief inhoudt, waarom het voor de omgeving relevant is en waar ze terecht kunnen met vragen. Wanneer er ook ruimte is om mee te praten denk dan goed na waarover. Dat doe je door de juiste vraag te stellen. Stel alleen vragen over punten waar de omgeving daadwerkelijk nog een stem in kan hebben.

Wat staat er al vast?
Mogelijk zijn er onderdelen in het initiatief die al vastliggen. Daar is dus geen ruimte meer om over mee te praten. Omschrijf welke onderdelen van het initiatief al vastliggen en geen onderwerp meer zijn van gesprek. Mogelijk dat de omgeving wel vragen heeft over deze onderdelen. Leg dat helder en eenvoudig uit.

Stap 3

Met wie wil je in gesprek?
Vooraf bedenk je wie je gespreksgroepen zijn bij het initiatief. Dat doet u door in kaart te brengen wie belanghebbenden zijn bij het initiatief en voor wie het initiatief mogelijk relevant kan zijn. Zet alle gesprekspartners op een rij.

Welke ruimte krijgt de omgeving om mee te praten over het initiatief?
Kijk nogmaals naar de lijst met gesprekspartners die u heeft gemaakt. Wie krijgt er het meeste te maken met het initiatief? Dus voor wie is het initiatief het meest relevant en voor wie minder? Mogelijk dat gesprekspartners die dicht bij het initiatief wonen meer invloed kunnen uitoefenen op het initiatief dan anderen. Kortom bepaal wie u gaat informeren, laat meedenken of zelfs meewerken of meebeslissen.

Stap 4

Hoe ga je in gesprek met de omgeving?
Hoe u mensen betrekt bij je initiatief is ook belangrijk. Denk na over welke gespreksvorm past bij de gesprekspartners en wat u met hen wil bespreken. Informeren kan prima via een informatieavond of een nieuwsbrief. Wilt u de omgeving intensiever betrekken? Dan passen een workshop of brainstormsessie beter.

Belangrijk

• Koppel de uitkomsten van de gesprekken en hoe die zijn verwerkt in uw initiatief terug aan de omgeving. Terugkoppeling van de gesprekken is een belangrijk onderdeel van participatie. Laat weten wat u met de input hebt gedaan. Zijn er meer gesprekken nodig? Ga dan weer in gesprek;
• Maak een participatielogboek. Dit is een samenvatting van al uw participatie-activiteiten. Voeg het logboek bij bij de aanvraag omgevingsvergunning;
• Heeft u groen licht gekregen op uw aanvraag voor een omgevingsvergunning?;
• Informeer de omgeving die u hebt betrokken bij uw initiatief over het besluit.

Goed om te weten
De gemeente gebruikt het participatielogboek bij de beoordeling van de omgevingsvergunning. Voer de participatie dus uit voordat u de omgevingsvergunning aanvraagt. Soms vragen de gesprekken namelijk meer tijd dan de 8 weken die er staan voor het verlenen van een vergunning. Bovendien kunt de plannen niet meer aanpassen na het indien van de aanvraag.