Stappenplan niveau 1

Om op een goede manier de omgeving te betrekken bij uw initiatief bieden we u een stappenplan aan. Deze kan digitaal worden ingevuld. Door alle stappen te doorlopen maakt u een passende aanpak voor het betrekken van de omgeving bij het initiatief.

Maak een plan op basis van onderstaande stappen. Bij het aanvragen van de vergunning voegt u het stappenplan toe. Graag lichten we de verschillende begrippen uit de routes hieronder verder toe. Komt er niet helemaal uit? Neem hierover contact op met Triage Leefomgeving.

Stap 1

Omschrijf kort het initiatief
U hebt een initiatief dat iets verandert in de leefomgeving van anderen. Het is dan belangrijk dat je op een goede en tijdige manier de omgeving bij deze verandering betrekt. Beschrijf daarom goed wat er gaat veranderen in de omgeving en wat de directe omgeving ervan merkt.

Stap 2

Wat wil je vragen en vertellen aan de omgeving?
Wanneer u in gesprek gaat over het initiatief is het belangrijk dat u nadenkt wat je wil vertellen en vragen. Als u alleen iets hebt om over te informeren vertel dan duidelijk wat het initiatief inhoudt, waarom het voor de omgeving relevant is en waar ze terecht kunnen met vragen. Wanneer er ook ruimte is om mee te praten denk dan goed na waarover. Dat doet u door de juiste vraag te stellen. Het is belangrijk dat u alleen vragen stelt over punten waar de omgeving daadwerkelijk nog een stem in kan hebben.

Stap 3

Met wie wil je in gesprek?
Vooraf bedenk je wie uw gespreksgroepen zijn bij het initiatief. Breng daarvoor in kaart wie belanghebbenden zijn bij het initiatief en voor wie het initiatief mogelijk relevant kan zijn. Zet alle gesprekspartners op een rij.

Welke ruimte krijgt de omgeving om mee te praten over het initiatief?
Kijk nogmaals naar de lijst met gespreksgroepen die u heeft gemaakt. Wie krijgt er het meeste te maken met het initiatief? Dus voor wie is het initiatief het meest relevant en voor wie minder? Mogelijk dat gespreksgroepen die dicht bij het initiatief wonen meer invloed kunnen uitoefenen op het initiatief dan anderen. Kortom bepaal wie u gaat informeren, laat meedenken of zelfs laat meewerken of meebeslissen.

Stap 4

Hoe ga je in gesprek met de omgeving?
Hoe je mensen betrekt bij je initiatief is ook belangrijk. Bedenk een werkvorm die past bij de gesprekspartners en wat u met hen wil bespreken. Wilt u alleen de omgeving informeren? Dan kan dat goed via een informatieavond of een nieuwsbrief. Wilt u daadwerkelijk met de omgeving aan het werk, dan is een bijeenkomst rondom een ontwerptekening een beter idee.

Belangrijk:

• Koppel de uitkomsten van de gesprekken en hoe die zijn verwerkt in uw initiatief terug aan de omgeving. Terugkoppeling van de gesprekken is een belangrijk onderdeel van participatie. Laat weten wat u met de input hebt gedaan. Zijn er meer gesprekken nodig? Ga dan weer in gesprek;
• Maak een participatielogboek. Dit is een samenvatting van al uw participatie-activiteiten. Voeg het logboek bij bij de aanvraag omgevingsvergunning;
• Heeft u groen licht gekregen op uw aanvraag voor een omgevingsvergunning?;
• Informeer de omgeving die u hebt betrokken bij uw initiatief over het besluit.

Goed om te weten

De gemeente gebruikt het participatielogboek bij de beoordeling van de omgevingsvergunning. Voer de participatie dus uit voordat u de omgevingsvergunning aanvraagt. Soms vragen de gesprekken namelijk meer tijd dan de 8 weken die er staan voor het verlenen van een vergunning. Bovendien kunt de plannen niet meer aanpassen na het indien van de aanvraag.